L'archiviazione fisica dei documenti è un servizio che solleva le Aziende e la Pubblica Amministrazione dalla custodia, dalla conservazione e dalla gestione del patrimonio documentale, in conformità con la normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.
Il processo di outsourcing archivistico si sviluppa attraverso 3 fasi:
Analisi
Analisi delle esigenze e definizione delle soluzioni è una fase consulenziale che parte dalle esigenze del committente e dalle lacune del sistema utilizzato, per definire un nuovo modello di conservazione e consultazione efficiente.
Trasferimento
Comprende il ritiro, il trasporto e la schedatura secondo la nuova logica di archiviazione definita.
Consultazione
Le consultazioni richieste possono avvenire tramite scansione del documento ed invio per via telematica o attraverso la consegna del documento originale.
Vantaggi
- Risparmi significativi di risorse economiche
- Riduzione costi per ricerca documenti
- Riduzione costi gestione e manutenzione archivi
- Annullamento costi per la conservazione documenti
- Annullamento costi per la messa a norma degli spazi
- Nuovi ruoli e competenze per il personale
- Recupero di spazi da destinare ad altri uffici
- Rispetto delle normative sulla Privacy
Il servizio comprende:
Sicurezza
Trasferimento documenti svolto da nostro personale con redazione di verbali di presa in carico dei documenti controfirmato dalle parti
- Identificazione delle serie oggetto di trasferimento
- Inscatolamento delle unità d’archivio in idonee scatole (numerate unicovamente) a garanzia dell’integrità dei documenti
- Redazione inventario e verbale di trasferimento in triplice copia (Ente, Soprintendenza, Affidatario)
- Trasferimento e riallocazione della documentazione
Garanzia di consultazione dei documenti anche durante le operazioni di trasferimento
Accesso agli archivi controllato ed esclusivo al personale autorizzato secondo le normative sulla sicurezza dei dati
Certificazioni
Al fine di poter offrire costantemente un servizio qualitativamente elevato, la nostra struttura ha provveduto a certificare la propria attività di gestione ed archiviazione documenti per conto terzi.
Possiamo infatti vantare fin dal dicembre 2007 la certificazione assegnata dalla Bureau Veritas Italia S.p.A., secondo la quale il nostro sistema di gestione è stato valutato e giudicato conforme ai requisiti della norma ISO 9001:2008
Prevenzione e antincendio
La prevenzione e la protezione antincendio, per un’attività come la nostra, diventa fondamentale.
Ecco perché tutte le scelte, dalle misure di sicurezza ai materiali, sono effettuate in modo che il centro di archiviazione destinato ai documenti cartacei rispetti i più alti standard di sicurezza e prevenzione antincendio, tali da ottenere il Certificato Prevenzione Incendi n. 72753 rilasciato il 16.01.2010 dal Comando provinciale VV.F di Verona.
Certificato Prevenzione Incendi n. 76275 Rilasciato il 21.08.2014 dal Comando provinciale VV.F di Verona
Archiviazione digitale
Gruppo Sinergia propone anche soluzioni di archiviazione digitale, attraverso sistemi informatici che sostituiscono il tradizionale archivio cartaceo.
Il processo di Archiviazione Documentale Digitale è finalizzato a rendere non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo i documenti dell’Azienda o della Pubblica Amministrazione.
Utilizzando un archivio digitale, anche la consultazione dei documenti diventa ancora più semplice e immediata.
Il processo di digitalizzazione può riguardare sia l’archivio cartaceo che la documentazione corrente.
La digitalizzazione dell’archivio tradizionale avviene tramite scansione, anche massiva, del cartaceo. I documenti digitali vengono poi indicizzati per una identificazione univoca.
Tramite software dedicati, sviluppati dal reparto IT di Gruppo Sinergia, potrai cercare, filtrare e consultare qualsiasi documento.
È un servizio rivolto a pubbliche amministrazioni e aziende che vogliono iniziare a gestire la propria documentazione tramite un archivio elettronico e non più cartaceo.
Riduzione dello spazio
I disegni vengono acquisiti con scanner di grande formato con una risoluzione di 200/300 Dpi in formato Tif o PDF, con conseguente ridotta occupazione di spazio di memorizzazione. Viene effettuata una pulizia del fondo e il posizionamento in “favore di lettura” del disegno con il cartiglio/frontespizio in basso a destra.
Anche documenti rilegati
Utilizziamo scanner che permettono l’acquisizione dall’alto senza alcuna interferenza con il documento originale, concordando le chiavi di ricerca per l’indicizzazione, agevolando così la successiva consultazione
Velocità di reperimento
Utilizziamo apparecchiature all’avanguardia, scanner veloci dotati di alimentatore automatico. La definizione delle modalità e dell’organizzazione del lavoro avviene dopo una attenta analisi, con lo scopo di ottenere un archivio che assicuri la massima praticità e velocità nel reperimento dei documenti.
Precisione
Forniamo i file master da custodire e diverse soluzioni per la consultazione con dimensioni più contenute. Le risoluzioni sono variabili sulla base delle caratteristiche del documento. Viene garantita la precisione geometrica delle acquisizioni con opportuni controlli.
Clienti
Contattaci
- Ufficio
Viale Artigianato n. 32
37064 Povegliano Veronese (VR)
- Scrivici
- Chiamaci
+39 045 6351570